Imprezy firmowe krok po kroku. Do lamusa odeszły juz czasy, w których wyrażenie „impreza firmowa” kojarzona była jedynie z muzyką z kiborda, śledziem i napojem najlepiej pasującym do dwóch wymienionych wyżej elementów. Obecnie branża eventowa jest niezwykle rozbudowana i oferuje znacznie więcej możliwości organizacji imprez firmowych niż sie powszechnie przypuszcza.

Imprezy firmowe to szeroki wachlarz aktywności i środków, które firma może wykorzystac w zależności od celu jaki sobie postawi. Każdy kierownik lub szef firmy chciałby aby organizowane przez niego imprezy firmowe były nie tylko fantastycznym przeżyciem dla uczestników ale by poza tym było one wartością dodaną dla całego zespołu lub przedsiębiorstwa.

Trudno jednak wymagać od każdego kierownika szczegółowej znajomości branży eventowej, bez której zaplanowanie dobrze skrojonej na miarę potrzeb imprezy jest bardzo trudne. Ciężko sprostać takiemu zadaniu bez odpowiedniego przewodnika, lub doradcy. Ten artykuł ma być takim właśnie przewodnikiem po tematyce imprez firmowych.

W niniejszym artykule  postaramy się odpowiedzieć na pytanie: „Jak zrobić świetna imprezę firmową?” Poruszone tu zostaną różne aspekty imprez firmowych od określenia potrzeb organizatora poprzez właściwe zaplanowanie aż po realizację całego przedsięwzięcia. Niezwykle istotnym elementem imprezy firmowej jest także jej ewaluacja, czy w miarę konkretne określenie czy cele, dla których zorganizowano imprezę zostały osiągnięte. Zaczynajmy więc!

I. Planowanie imprezy firmowej

Pierwszym etapem planowania imprezy firmowej (jak tez i każdego innego przedsięwzięcia) jest analiza potrzeb jakie dana impreza ma zaspokoić. Im precyzyjniej potrzeby owe zostana określone tym łatwiej będzie nam stawiać kolejne kroki na drodze do naszej fantastycznej imprezy.

Analiza potrzeb

Potrzeby, dla których realizacji organizujemy imprezę mogą być różne. Może to być integracja nowych pracowników, budowa zespołu lub usprawnienie jego pracy, zapoznanie z pracownikami innego działu. Może tez chodzić o uczczenie jakiejś ważnej dla przedsiębiorstwa rocznicy, sukcesu zawodowego. Może być to także potrzeba promocji jakiegoś nowego działania lub produktu. Może także mamy potrzebę nie tylko rozrywki ale i szkolenia z jakiejś dziedziny?

Mówiąc najprostszym językiem aby precyzyjnie opisać nasze potrzeby należy nazwać braki w naszym przedsiębiorstwie, grupie pracowników, lub zespole, które chcemy uzupełnić poprzez organizację imprezy.

Wyznaczenie celów

Gdy dokonaliśmy już analizy i wiemy jakie potrzeby chcemy zaspokoić oraz jakie braki uzupełnić musimy przekuć sobie te potrzeby w jasne cele. Dobrze byłoby gdyby cel, lub cele, które sobie postawimy spełniały określone kryteria. W nauce o planowaniu przyjęło się używać zasady, w myśl której cel powinien być SMART. Słowo to dosłownie znaczy tyle co sprytny ale w tym przypadku ma też być skrótem następujących kryteriów jakie cel musi spełniać: specific, measurable, achievable, realistic, time-bound. Kryteria te tłumaczy się zazwyczaj jako:

skonkretyzowany – czyli jasno określony i o możliwie wąskim zakresie;

mierzalny – czyli ujęty tak aby można było zmierzyć czy został osiągnięty lub w jakim stopniu został osiągnięty;

osiągalny – to chyba jasne, ale dodajmy jeszcze, że cele zbyt ambitne mogą podkopać wiarę w ich realizację i zniechęcić nas na samym starcie a cele zbyt łatwe nie będą nas motywowały do efektywnego dążenia do ich realizacji;

realny – osiągnięcie go ma spowodować realna zmianę i być ważne dla osób które biora udział w jego realizacji;

określony w czasie – czyli z jasnym ostatecznym terminem realizacji, po którym nie będziemy go juz uznawać za możliwy do osiągnięcia.

Naturalnie podczas organizacji imprez firmowych nie zawsze da się bardzo precyzyjnie opisac cel według podanego wyżej schematu. Klasycznym przykładem niech będzie tu impreza integracyjna. Integracja, jeżeli będzie naszym celem to nie spełni takich kryteriów jak skonkretyzowanie, mierzalność i osiągalność. Nie znaczy to, że należy zrezygnować z dążenia do niej. Możemy za to precyzyjniej nazwać potrzeby które ta impreza integracyjna ma zaspokoić dzięki czemu znajdziemy także i takie, które będą w jasny sposób mierzalne i osiągalne.

Możemy na przykład dążyć do usprawnienia komunikacji (poprzez stosowne warsztaty). Możemy realizować wspólne hobby, przez co pogłębia się relacje między osobami w grupie. Możemy usprawnić działanie grupy poprzez przeprowadzenie zajęć teambuildingowych, podczas których dowiemy się więcej o procesach zachodzących w grupie i rolach jakie przyjmują poszczególni jej członkowie.

Możemy wreszcie w najprostszym wymiarze stawiać przed grupą kolejne zadania do wykonania przez co utworzymy płaszczyznę porozumienia i wspólny zasób dobrych wspomnień. Wszystkie wymienione tutaj działania pozytywnie wpłyną na integrację grupy a w dodatku można do pewnego stopnia zmierzyć postęp jaki dzięki nim osiągniemy.

Dobór formy:

Kiedy juz jasno sprecyzowaliśmy jaki jest, lub jakie są cele organizowanej przez nas imprezy możemy przystąpić do wyboru odpowiednich form, jakie chcemy zastosować podczas imprezy. Pod pojęcia formy rozumiemy tu wszystkie rodzaje aktywności jakie są możliwe do zastosowania w branży eventowej. Będą to zarówno gry fabularne, podchody, szkolenia, prelekcje, bankiety, koncerty, spa , paintball i co nam jeszcze tylko przyjdzie do głowy.

Ważne jest aby forma była możliwie dobrze dopasowana do tematu imprezy i celu, który ma nam pomóc osiągnąć. Mówiąc prościej, jeżeli zależy nam na integracji, to sztywny bankiet połączony z koncertem muzyki klasycznej i odczytem o mitologii dawnych Słowian nie będzie dobra formą. W integracji lepiej sprawdzi się aktywność w terenie, ognisko z kiełbaskami i pięćdziesiąt litrów piwa.

Jednym słowem forma aktywności powinna być zgodna z treścią, którą ma prezentować. Formy, które wybieramy powinny być także oryginalne i atrakcyjne dla odbiorcy (czwartego z rzędu takiego samego ogniska z kiełbaskami nie uratuje nawet piwo).

Formy powinny także występować na przemian aby uniknąć jednostajności, dłużyzn i wynikającej z nich nudy. Znaczy to, że należy przeplatać formy szybsze z wolnymi, aktywność na zewnątrz z ta w pomieszczeniach, elementy ruchowe z tymi spokojniejszymi. Dzięki temu całe wydarzenie będzie ciekawsze, lepiej odbierane przez uczestników i lepiej wspominane.

Kompletowanie oferty

Na tym etapie, gdy wybraliśmy już jakie cele chcemy osiągnąć i jakie formy najlepiej się do tego nadają wystarczy skomponować interesujące nas składniki. Na tym etapie mamy do wyboru dwie ścieżki, z których możemy skorzystać. Pierwszą będzie samodzielne dotarcie do firm lub osób, które oferują nam pożądane przez nas elementy imprezy. Druga opcja będzie znalezienie jednej firmy, która ma juz w swojej ofercie wszystkie pożądane przez nas elementy.

Naturalnym dążeniem każdego sprytnego organizatora imprez jest dążenie do załatwienia sprawy za pomocą pierwszej wymienionej tutaj ścieżki. Problem jednak w tym, że mało która firma ma na etacie osobę, której jedynym zadaniem byłoby badanie potencjalnych możliwości organizacji imprezy firmowej.

Częściej jest tak, że wyznaczona osoba ma jakiś termin, do którego ma zaproponować przełożonemu konkretną ofertę. A jak juz napisano we wstępie, trudno wymagać od każdego kierownika czy tez szczegółowej znajomości branży eventowej. Kończy się to więc najczęściej nieciekawą, albo przepłaconą imprezą.

Gdy pójdziemy drugą ścieżką to mamy szansę na kilka „gratisowych” korzyści. Na wstępie, przedstawiciel firmy eventowej, która ma bardzo szeroką ofertę powiadomi nas o niej za darmo. Mówiąc prościej, otrzymamy darmowy kurs, na którym dowiemy się jakie są obecne możliwości branży eventowej. Dalej, możemy liczyć na to, ze cena za ten sam zestaw usług w jednej firmie będzie tańszy niż w kilku firmach angażowanych oddzielnie.

Dzieje się tak dlatego, że firma, która sprzedaje nam kilka różnych usług chętniej zrezygnuje z marży na jedną z nich niż firma, która sprzedaje nam tylko jedna usługę. Poza tym, dla organizatora łatwiejszy jest kontakt z jedna osobą, która zajmie się zadaniem od początku do końca.
Wybór zależy jednak zawsze do organizatora;)

Ewaluacja

Po zakończeniu imprezy ważne jest abyśmy przeprowadzili odpowiednia ewaluację, czyli sprawdzili w racjonalny i wyraźny sposób, czy zakładane przez nas cele imprezy zostały zrealizowane. Sposób w jaki przeprowadzać będziemy ewaluację zależeć będzie przede wszystkim od tego, jak sformułowane były cele, które sobie postawiliśmy. Najprostszym sposobem ewaluacji będzie anonimowa ankieta lub dwie ankiety.

Jedna przeprowadzone wśród uczestników imprezy przed jej rozpoczęciem a druga po jej zakończeniu. Dzięki temu będziemy mogli zauważyć jaka zmiana zaszła w badanej grupie podczas imprezy. I tak, jeżeli naszym celem była integracja możemy zadać pytania w stylu: „Czy dobrze czujesz się w grupie, w której pracujesz?” lub „Jak oceniasz ogólne relacje w Twojej grupie roboczej?”

Jeżeli celem naszej imprezy było szkolenie konkretnej grupy pracowników to do ewaluacji posłużyć nam może jakaś forma testu kompetencji lub zwyczajnie liczba nowo zdobytych uprawnień. Jeżeli celem imprezy była promocja jakiegoś produktu lub usługi, to w ramach ewaluacji mierzyć możemy wzrost sprzedaży lub zainteresowanie danym tematem w mediach społecznościowych.

II. Rodzaje imprez

Imprezy firmowe podzielić możemy na kilka rodzajów. W zależności od celu jaki sobie postawimy nasza impreza powinna wyglądać zupełnie inaczej. Możemy dokonać pewnego podziału imprez firmowych ze względu na ich rodzaj.

Imprezy integracyjne i team buildingowe

Ten typ imprezy będzie miał na celu zgranie nowego zespołu pracowników, dwóch zespołów, które mają w przyszłości realizować wspólnie jakiś projekt. Impreza tego typu może tez mieć na celu poprawę jakości współpracy i komunikacji pomiędzy członkami zespołu, który działa juz od jakiegoś czasu i potrzebuje jakiegoś impulsu do działania.

Podczas tego typu imprezy uczestnicy wykonują różne zadania i biorą udział w konkurencjach, które maja na celu poprawę jakości komunikacji, wyłonienie naturalnych liderów w zespołach, wykazanie jakie role można przyjmować podczas pracy w grupie oraz jakich zachowań i postaw należy unikać.

Wspaniałym dodatkiem do takiej imprezy będzie także część tylko i wyłącznie rozrywkowa. Takie rozrywkowe elementy również mają dużą wartość dla budowy zespołu gdyż wytwarzają wspólne dobre wspomnienia, które będą w przyszłości jego spoiwem.

Imprezy promujące produkty lub usługi

W tym przypadku mamy do dyspozycji szeroki wachlarz możliwości, które pomogą nam w promocji naszego produktu, usługi lub marki. Może to być koncert, dni otwarte, festyn lub inne duże wydarzenie. Takie duże wydarzenia kulturalne mogą sie odbywać zarówno w plenerze jak i w pomieszczeniu. Poza tym dobra promocja może być także seria konkursów, których temat będzie jakoś pośrednio związany z obiektem promowanym.  Może to być także wyprawa lub ekspedycja w jakieś ciekawe miejsce dla wąskiej grupy wybranych w konkursie uczestników której znakiem firmowym będzie promowany produkt.

Szkolenia

To chyba najbardziej oczywisty rodzaj imprezy lub wydarzenia w życiu firmy. Warto jednak pamiętać, że szkolenie nie musi być tylko i wyłącznie wykładem opartym o prezentację z rzutnikiem. Może to być ciekawa impreza firmowa, na której połączymy zdobywanie wiedzy z działaniem i rozrywką.

Dzięki temu całe szkolenie jak i prezentowane na nim treści zostaną lepiej zapamiętane. Do tego dołożyć możemy jeszcze ciekawe miejsce, dobre wyżywienie i spotkanie z ciekawym człowiekiem związanym z tematem szkolenia. Dzięki takim działaniom szkolenia staną się wyczekiwanym i pamiętnym wydarzeniami w życiu firmy a nie nudnym tematem, który trzeba odpękać.

Impreza rozrywkowa dla pracowników

Są i takie imprezy firmowe, których jedynym celem jest rozrywka. Taka impreza może być nagrodą za dobra pracę całego zespołu. Może być podsumowaniem jakiegoś udanego etapu pracy. A może być to na przykład dzień dziecka dla pracowników firmy i ich rodzin. Dzięki temu uczestnicy imprezy czuja się doceniani przez firmę, bardziej się z nią wiążą i dzięki temu staja się bardziej wydajnymi pracownikami.

III. Przykłady form stosowanych na imprezach firmowych:

Poniżej opisano kilka przykładowych form stosowanych na imprezach firmowych

Gry scenariuszowe  – To impreza integracyjna, która zamieni wszystkich uczestników w bohaterów niecodziennych historii. Mogą stać się w rozbitkami szukającymi ratunku, rycerzami oblegającymi wrogi zamek lub poszukiwaczami pirackiego skarbu. W toku gry pośrednio realizować możemy główny cel imprezy czyli integrację, team building lub szkolenie.

Off road, quady, rozrywki motoryzacyjne – to typ imprezy, w której możemy spróbować naszych sił podczas prowadzenia różnego rodzaju maszyn terenowych. Tego rodzaju imprezy to najczęściej dodatek, lub przerywnik podczas szkoleń. Jest to też świetna okazja do zaimponowania klientowi lub partnerowi handlowemu. Podnosi prestiż organizatora.

Spływ kajakowy – Sprawdzi się zarówno jako element imprezy integracyjnej dla pracowników jak i element rodzinnego dnia dla pracowników i ich rodzin.

Team building – impreza, której głównym celem jest poprawa współpracy w ramach grupy, wyłonienie naturalnych liderów grup, poprawa komunikacji. Imprezy tego typu pozostawiają także dobre wspomnienia, które potem mogą być spoiwem zespołu.

Wieczory tematyczne – to imprezy rozrywkowe, które dodają barwy tradycyjnym wieczornym imprezom w lokalach gastronomicznych. Dostarczają rozrywek i wzbogacają repertuar wieczoru.

Festyn / koncert – To duża impreza z udziałem jakiegos wykonawcy lub wykonawców. Może sie odbywać zarówno w plenerze jak i w lokalu. Jest pomocna w realizacji całego szeregu celów od promocji firmy, marki czy produktu aż po wzmacnianie relacji z pracownikami, klientami lub środowiskiem w którym firma działa.

Bankiet – Uroczysta forma, która może być dobrym zwieńczeniem szkolenia, lub wykwintnym sposobem zawierania nowych relacji biznesowych.

Grill / catering – Impreza na świeżym powietrzu z dobrym jedzeniem. Fantastyczny sposób na imprezę integracyjna, zakończenie jakiegoś projektu, lub finał całodniowego szkolenia.

Podsumowując. Imprezy firmowe to bardzo szeroki dział w branży eventowej. Organizator tego rodzaju imprezy staje przed trudnym wyborem spośród wielu form i atrakcji, z których może skorzystać. Przypominamy, że całkowite prześwietlenie aktualnej oferty dostępnej na rynku będzie bardzo trudne dla kogoś kto nie „siedzi” w tym cały czas. Dlatego tez warto aby przynajmniej na etapie planowania imprezy zwrócić się o pomoc do specjalistów.

Mamy nadzieję, że niniejszy tekst był pomocny.